2.1: Plan Estratégico, Fase I, Paso 2.1 Análisis de Pareto (ABC)
ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN
Dentro de las evaluaciones que se deben realizar previo al desarrollo de un Plan Estratégico, está el análisis interno de la organización bajo distintos enfoques. En este caso presentamos una herramienta para evaluar la situación de una empresa en cuanto a sus clientes, productos, proveedores, materias primas, etc. El propósito además de conocer esa situación es poder priorizar en donde se concentran los principales activos de la organización. Par ello, es recomendable aplicar la ley 20/80 tambien conocica como Ley de Pareto o ABC.
En este artículo les mostramos algunas variantes que pueden ser de utilidad, más allá de hacer un ABC.
Ley de Pareto o Ley 20/80 para el análisis de productos, clientes, etc.
Uno de los problemas a que nos enfrentamos cuando analizamos algún problema, ya sea el análisis de clientes, los defectos de un producto, los paros de la maquinaria, los productos terminados o las materias primas, es que no podemos dar un tratamiento igual a todos por igual, llámese clientes, productos, proveedores, materias primas, teniendo necesidad de clasificarlos por aspectos tales como frecuencia de uso o interrupción, importancia económica, importancia comercial, valor etc. Debemos saber con exactitud cuáles de éstos son los elementos vitales para separarlos de aquellos de menor importancia o triviales.
En la Edad Media, el economista Wilfredo Pareto, desarrolló una técnica conocida como la ley 20/80 o ABC, o simplemente «ley o principio de Pareto». La conclusión a la que llegó Pareto en la Edad Media, es que el 20% de las personas acumula el 80% de la riqueza y el 80% de las personas acumula tan solo el 20% de esa riqueza. Algo que hoy día nos parece normal y una aspecto que permanece hasta nuestros días.
Este principio igualmente se observa que unas pocas enfermedades son las que originan la mayor cantidad de consultas, pocas personas son las que acumulan la mayor cantidad de llegadas tardías, pocos productos generan la mayor cantidad de ventas, etc., se pudo comprobar que lo mismo sucede en gran cantidad de análisis que se realizan en el mundo empresarial, científico y social.
Cuando hay que definir las estrategias de venta no es posible aplicarlas por igual a todos los clientes, es necesario hacer una diferenciación tanto por su volumen de venta sin descuidar aquellos clientes que aportan poco volumen de venta pero de altísima importancia estratégica, algo que al aplicar un ABC, nos podría inducir a error. Así como éste son muchos otros los casos en donde debemos como dar un tratamiento especial a una cantidad de problemas según su importancia relativa de cada uno de éstos.
- Qué es un análisis de Pareto:
Es una técnica que permite clasificar los elementos vitales para la empresa o para un departamento, ya sean estos clientes, productos, defectos, paros de máquina, caída del sistema, proveedores, servicios etc., diferenciados de los llamados triviales o menos importantes.
- Para qué se usa:
Se utiliza como un instrumento de análisis para diferenciar una serie de elementos ordenados según la cantidad de veces que aparece cada uno según su valor monetario, resultante de multiplicar la cantidad de artículos por su precio u costo etc. Con esto se normaliza a una sola unidad cuando se están analizando diferentes unidades de medida.
No es suficiente el contar con una análisis como el expuesto, dejando por fuera el grado de criticidad o importancia estratégica de lo analizado. Ejemplo, si se hace el análisis de Pareto considerando la cantidad de salidas de un conjunto de productos, algunos de ellos pueden ser unidades, kilos, litros, metros etc., el resultado no será relevante pues las unidades de medida utilizadas no son comparables. Como cada producto tiene un distinto valor lo correcto es multiplicar las unidades por su precio y así proceder al análisis con una unidad monetaria común.
Si estuviéramos analizando ventas por clientes, es factible por tener una unidad monetaria común, pero en este caso, se podría dar, que indiferentemente de volumen de ventas, puede ser un cliente que tenga gran importancia estratégica indiferentemente de volumen de ventas. Para solucionar este problema se recomienda hacer una clasificación de su importancia estratégica por ejemplo 1, 2 o 3 y hacer una relación tanto del análisis ABC contra su importancia estratégica.
Beneficios del Nivel de Importancia Critica:
Utilizar el concepto de importancia crítica permite de una manera objetiva clasificar cuales son aquellos elementos (clientes, productos, proveedores, servicios) a los cuales la empresa o el departamento debe prestarles mayor atención, ya sea para establecer una negociación, o hacer una encuesta. Este esquema permite hacer una clasificación mayor que la conocida como ABC que en combinación con la criticidad nos puede dar una nueva clasificación de clientes: Platino, oro y plata, productos alfa, beta, gama.
En el pasado cuando administrados distintas almacenes o bodegas, la aplicación del ABC nos llevó a distintos problemas:
Caso 1: CBS RECORDS: En esa empresa dedicada a la manufactura de discos fonográficos (acetatos, discos de vinilo), allá por los años de 1978 hicimos nuestra primera clasificación ABC para determinar que discos debería permanecer en catálogo. Muy orgullosos presentamos nuestra lista de estrellas, los «A» y seguidos por los «B», recomendando, sacar del catálogo los «C». Gracias a la experiencia de nuestro gerente de Arte y Repertorio, quien estuvo en contra de nuestro «criterio científico». Hay una realidad, música folklórica nacional o los himnos patrios nunca se sacan de catálogo. Igualmente sucedió con cantantes que vendían poco y de un momento a otro lanzan una canción Top 1, que arrastra todas las canciones anteriores.
Caso 2: Firestone Tire: Empresa dedicada a la fabricación de neumáticos (Gomas, Llantas, tubos, cauchos). Con la idea de mejorar la composición del inventario de materias primas se hizo la clasificación ABC, por lo consiguiente comparados con el caucho natural o sintético o lo negros de humo, algunos productos eran insignificantes, cayendo en la categoría «C», lo que no habia considerado es que esos productos son vitales en el proceso, tales como acelerantes o vulcanizadores, igualmente detienen una planta, ante la ausencia de uno de ellos. Hay niveles de importancia, como el ser productos únicos, sin sustitutos, proveedores del lejano oriente, etc.
- Limitaciones y precauciones:
Es fácil establecer una cantidad en términos de número de transacciones o valor monetario, no así en cuanto al grado de criticidad o importancia que puede crear un poco de subjetividad.
Un cliente puede tener un volumen de compras bastante bajo, porque le compra a la competencia, pero potencialmente podría ser mucho más importante que cualquiera de los clientes actuales.
Ejemplo de aplicación del análisis de Pareto:
- Clasificación de clientes para asignar una cartera mixta a un ejecutivo de cuenta.
- Clasificación de clientes para entrega de tarjetas: platino, oro, plata.
- Clasificación de productos en inventario para su mejor administración.
- Clasificación de productos financieros.
- Clasificación de servicios brindados.
- Clasificación de clientes internos para discriminar negociación.
- Priorizar accidentes e incidentes.
Cómo se elabora:
Clasificación ABC:
Hacer una clasificación ABC por el volumen monetario de transacciones. Utilizar la instrucción para el análisis de Pareto (Ver ITSCI 01:0).
Clasificación 123:
Del Listado de clasificación ABC, se identifica cada uno por su grado de criticidad: Importancia para la imagen de la empresa, impacto en las actividades de la empresa , problemas que podría ocasionar la falta del producto, distancia de un proveedor, (1) si es proveedor (producto) único y no hay sustitutos, (2) si es único pero hay sustitutos, (3) si no es único y hay muchos sustitutos. Ver ejemplo de listado más abajo.
Establecer la categoría:
Se establece la categoría para cada cliente, producto o proveedor de la siguiente forma: Clientes Platino: A1.A2.A3.B1, C1, Clientes Oro: B2, B3, C2, Cliente Plata: C3 o bien se puede hacer una clasificación de productos Alfa: A1.A2.A3.B1, C1, productos Beta: B2, B3, C2, productos Gama: C3.
Listado de (Clientes, productos, servicios, proveedores)
| Nombre | ABC | Criticidad | Categoría |
| 1 | 2 | 3 | |
| A | Alfa | Alfa | Alfa |
| B | Alfa | Beta | Beta |
| C | Alfa | Beta | Gama |
A: Alto volumen B: Volumen mediano C: Bajo volumen
1: Muy crítico 2: Crítico 3: Poco crítico
Clientes Platino: A1.A2.A3.B1, C1
Clientes Oro: B2, B3, C2
Cliente Plata: C3
Clientes Alfa: A1.A2.A3.B1, C1
Clientes Beta: B2, B3, C2
Cliente Gama: C3
- Consejos
Para una clasificación de clientes externos, el volumen de ventas (en términos monetarios) puede ser una buena forma de hacer la clasificación ABC, para productos en inventario (Materias primas, insumos o productos terminados) se debe considerar tanto la cantidad demandada como su precio unitario de forma que los productos se lleven a una unidad monetaria común. En caso de servicios puede ser tanto por el valor en ventas o bien por valor de contribución a las utilidades.
El grado de criticidad, adicionalmente a los elementos antes señalados, puede ser por el nivel de importancia para la empresa en el caso de clientes (Indiferentemente de su volumen de compra interesa por imagen: ejemplo si la empresa desea entregar tarjetas a clientes preferentes, podría ser que el Presidente de la República tenga muy poco volumen de transacciones pero es muy importante para la institución contarlo como su primer cliente y hacerle una entrega de la tarjeta.
Como hacer un análisis de Pareto en Excel (Abrir el archivo adjunto)
En el análisis adjunto puede encontrar un archivo en Excel, totalmente gratuito con el cual usted puede hacer un Análisis de Pareto considerando la clasificación 1,2, 3. Si tiene alguna duda, puede escribirnos a quesadagil@gmail.com o bien al whatsapp +506 88436972 y trataremos de darle nuestra mejor respuesta.
Analisis Pareto ABC y Alfa Beta Gama
También puede visitar el enlace que le ofrecemos en donde encontrará información adicional para construir un Análisis de Pareto:
2.- https://www.youtube.com/watch?v=3mPylwOnwPs
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