Cómo analizar indicadores estratégicos

Análisis de indicadores mediante la utilización de gráficos:

Una mirada profunda al crecimiento de ventas.

En el mundo empresarial, comprender y analizar los indicadores clave es fundamental tanto para evaluar el desempeño como para tomar decisiones estratégicas efectivas.

En este artículo, nos sumergiremos en un análisis gráfico de las ventas de dos empresas nacionales: Depósito Materiales, dedicado a la venta de productos para la construcción, y un Distribuidor de Pinturas

Utilizando diversos métodos, examinaremos los datos de ventas de ambos negocios en busca de patrones y conclusiones reveladoras. El análisis paso a paso es para fines didáctivos, no es necesario desarrollar cada uno de los gráficos.

Comencemos nuestro análisis con Depósito Materiales, una empresa que inició operaciones en septiembre de 2020.

El análisis más común en las reuniones gerenciales es revisar las metas alcanzadas al mes que termina, por lo general como un porcentaje de las metas definidas o bien comparando contra el mes anterior o el mes del año anterior y dependiendo de los colores que señale el semáforo, mostraran su grado de satisfacción creyendo que han evaluado la ejecución de la estrategia. Nada más engañoso que utilizar tableros o “dashboard” para revisar un plan estratégico. De ahí que proponemos un análisis más profundo con la ayuda de los gráficos XmR para identificar los patrones de comportamiento de sus indicadores y poder así validar si sus hipótesis estratégicas están correctas.

Gráfico 1: Datos originales: Los datos originales entregados muestran a primera vista, no revela ninguna tendencia clara, pareciéndose más una parábola con un crecimiento inicial a y posteriormente una disminución en los últimos meses. Comparar el mes ultimo contra el anterior, no refleja diferencia alguna,

Gráfico 2: Línea de tendencia: Para comprender mejor el comportamiento de las ventas, como es costumbre, hemos trazado una línea de tendencia que muestra un crecimiento general en las ventas a lo largo del tiempo algo engañoso si observamos los ultimos meses. No se identifican puntos destacables o quiebres significativos en esa tendencia.

Gráfico 3: Valor promedio: Además de la línea de tendencia, es común calcular el valor promedio de los datos para obtener una perspectiva adicional. Al observar el valor promedio de las ventas, podemos notar que, hasta la mitad del año uno, las ventas estuvieron por debajo de la media, se estabilizaron por encima del valor promedio el año dos y experimentaron una caída a principios del año 3. Hasta este punto, aunque tenemos una mejor perspectiva resulta difícil determinar si este comportamiento es normal o si existe alguna causa especial o cambio en la estrategia de la empresa.

Límites de Control:

Cuando se establecen los límites de un gráfico, existen básicamente dos formas:

1. Límites de especificación: son aquellos límites que se establecen para cumplir una determinada meta.

2. Límites de variación normal: implican que cualquier valor dentro de esos límites es normal. Son límites que se determinan según el comportamiento de un determinado indicador o proceso.

La forma de cálculo para los límites de variación normal se puede hacer de dos maneras:

2.1 Con la desviación estándar: se suma al valor promedio 3 desviaciones estándar para establecer el límite superior y se resta 3 desviaciones para establecer el límite inferior.

2.2 Por Rango Móvil: al promedio se le suma 2.66 veces el Rango Promedio para el límite superior y se restan 2.66 veces el Rango Promedio para obtener el límite inferior.

Los valores que caigan fuera de esos límites no son normales, y generalmente existe una causa asignable. Cualquier dato dentro de estos límites se considera normal, pues está afectado por causas propias del proceso. Estos límites de control naturales son importantes para detectar las causas especiales de variación, lo que puede ayudar a mejorar la calidad del proceso y reducir los costos.

Gráfico 4: Límites por Desviación estándar: Se procede a calcular límites utilizando el método tradicional de más menos 3 desviaciones estándares. Esta forma de calcular límites, muestra que absolutamente todos los datos se encuentran dentro de la variación normal estimada, lo que implica que el proceso solo está afectado por causas normales de variación y no se identifica causas ajenas al proceso, ni una estrategia que haya provocado el cambio.

Gráfico 5: Nivel sigma: Para detectar comportamientos atípicos (ver artículo https://wp.me/pwdo8-1om ), utilizamos el nivel sigma o desviación estándar. En este método, se representan las líneas de desviación a niveles de 1 y 2 sigma por encima y por debajo del promedio. Al examinar el gráfico, se observa un dato fuera de límites normales de variación inicial, pero no existen datos continuos dentro de esos parámetros, según reglas establecidas en el artículo a que se hizo referencia.

• Gráfico 6: Rango Móvil:  Aplicando el método del Rango Móvil, y los gráficos XmR, trataremos de entender mejor la situación de esta empresa. La desviación estándar se utiliza para medir la dispersión o variabilidad de los datos en relación con su media, mientras que el rango móvil se utiliza para suavizar una serie de datos y encontrar patrones a largo plazo. La práctica recomendada en este método establece límites normales de variación de los primeros meses como punto de referencia y extrapolar para el resto del período analizado y así identificar cambios en el patrón de comportamiento. Los límites establecidos para los primeros meses equivale a lo que se conoce como línea base, pero va más allá de un punto, si no de un comportamiento base para entender los resultados posteriores.
• Al examinar el gráfico, se puede observar que solo un dato se sale de los límites normales, lo cual no indica un cambio reproducible. A partir del siguiente año la mayoría de los datos se sitúan por encima del valor medio inicial, lo que podría ser un indicio de un nivel de comportamiento más estable.

• Gráfico 7: Ajuste de Límites de Rango móvil: El nivel de comportamiento, muestra un nivel más estable en los siguientes años, por lo que es conveniente recalcular los límites utilizando esos valores. En ambos casos, los datos se mantienen dentro de los límites normales, incluso el valor de que aparecía fuera de límites, se encuentra dentro de los limites normales.

Gráfico 8: Ajuste de limites desviación estándar A manera de comparación se hizo un ajuste de los límites para los períodos siguientes utilizando el cálculo de más menos tres desviaciones estandar, notando una reducción en los mismos. Sin embargo, ningún valor se sale de los límites normales de variación.

En conclusión, según los datos analizados, las ventas de Depósito Materiales experimentaron un crecimiento mes a mes durante el primer año, pero a partir del siguiente se estabilizan en un nivel superior, lo que da la impresión de que la empresa ha alcanzado su máximo potencial y requiere un cambio en su estrategia si desea seguir creciendo. Esto podría incluir la introducción de nuevos productos o la adopción de nuevas formas de venta, como la utilización de servicios de entrega a domicilio o bien desarrollar el auto servicio.

Un aspecto relevante por destacar es que, independientemente del método utilizado para calcular los límites, ya sea el Rango Móvil o la desviación estándar, los datos en el segundo año indica una reducción en la variación de las ventas con respecto al proceso actual. Además, se observa que el método del Rango Móvil tiende a establecer límites más estrechos, facilitando así la identifación de causas especiales.

El análisis gráfico de los indicadores de ventas nos proporciona una visión más clara de la evolución de un negocio. A través de la identificación de tendencias, cálculo de promedios y aplicación de métodos como el Rango Móvil, nos permite obtener información valiosa para la toma de decisiones estratégicas. Depósito Materiales ahora tiene una visión más clara de su desempeño y está preparado para implementar los cambios necesarios para impulsar su crecimiento continuo en el mercado.

Tanto en el cálculo de los limites iniciales y los recalculados los rangos de variación son más ajustados cuando se utiliza el rango móvil, lo que implica un control más estricto que cuando se utiliza la desviación estándar.

Segundo caso: Distribuidor de Pinturas

En este otro caso exploraremos los datos de ventas de un distribuidor nacional de pinturas y accesorios relacionados, que forma parte de una cadena con la misma marca. A pesar de un cambio en la administración de la cadena, las condiciones laborales y comerciales se han mantenido sin cambios. Utilizaremos los mismos métodos gráficos para analizar los datos de ventas y obtener conclusiones valiosas.

Tabla 2: Se muestran los datos de 6 años desglosados mes a mes.

Gráfico 9: Gráfico con datos originales: Esta empresa cuenta con seis años de información sobre sus ventas. Al observar los datos en su forma original, podemos notar una cierta estabilidad en la mayoría de los meses iniciales, pero también se observan resultados que se desvían de los comportamientos anterior y posterior a esos eventos, indicando la posibilidad de una causa ajena al proceso.

Gráfico 10 Línea de tendencia: Al trazar una línea de tendencia, notamos un valor positivo que podría interpretarse como que la empresa tiene un crecimiento en ventas. Sin embargo, los datos reflejan condiciones inestables que dificultan una comprensión clara de su comportamiento y una caída fuerte en los últimos 8 meses.

Gráfico 11 Valor promedio: Al examinar la línea promedio de ventas, observamos que, durante el año 2021, las ventas estuvieron por debajo del valor promedio. Posteriormente, se estabilizan alrededor de ese valor, experimentan un aumento atípico y luego descienden del valor promedio a principios del año 2023. En este punto, resulta difícil entender el patrón de comportamiento de las ventas.

Gráfico 12 Desviación estándar: El cálculo de los límites utilizando el concepto de más menos 3 desviaciones estándares, muestra un comportamiento atípico de dos puntos fuera de límites normales de control.

Gráfico 13 Cambio de Límites: Al recalcular de nuevos límites para cada año, los datos presentan un comportamiento caótico, saliéndose de sus propios límites normales. Los encargados de la Distribuidor de Pintura mencionaron que las ventas de febrero y marzo correspondieron a ventas especiales a una institución gubernamental, por lo cual no son ventas normales de pintura. El resto de los períodos muestra comportamientos erráticos no afectados por esa causa.

Gráfico 14 Rango móvil: Al aplicar el método del Rango Móvil y extrapolar una muestra de los primeros meses, observamos que bastantes datos se encuentran fuera de los límites de control normal. Sin embargo, estos desvíos parecen deberse a causas especiales pues no se muestra como un cambio sostenible. A partir de 2022, la mayoría de los datos se sitúan por encima del valor promedio inicial.

Gráfico 15 Reajuste de Límites: Al realizar un nuevo cálculo de límites para cada año, los datos presentan un comportamiento caótico, muy distinto en cada uno de los años con respecto al valor promedio. Los encargados de la Distribuidor de Pintura mencionaron que las ventas de febrero y marzo correspondieron a ventas especiales a una institución gubernamental, lo cual no refleja las ventas normales de pintura. El resto de los períodos muestra comportamientos erráticos no afectados por esa causa.

Gráfico 16 Eliminación de las causas especiales: Como una prueba se procede a recalcular los límites eliminando los valores asociados a las causas especiales (Ventas extraordinarias). Los datos muestran un comportamiento arrático en cada uno los años que podria dar señales de causas especiales no claramente identificadas, una de ellas podria ser cambio de responsables de la Distribuidora o estimulos respuesta a distintas órdenes.

Adicionalmente recuerde:

• Las comparaciones contra el dato del mes o el año anterior no son suficientes para conocer si la estrategia está funcionando, aunque repita el ejercicio todos los meses.
• El análisis gráfico contribuye a tener información confiable.
• Si queremos tomar buenas decisiones estratégicas, debemos contar con información valiosa.
• Identificar y corregir causas comunes de variación: Es importante realizar un análisis de las causas normales de variación en los datos y buscar soluciones para reducirla. Esto puede incluir ajustes en los procesos, mejoras en la calidad de los materiales o capacitación para el personal.
• La desviación estándar se utiliza para medir la dispersión o variabilidad de los datos en relación con su media, mientras que el rango móvil se utiliza para suavizar una serie de datos y encontrar patrones a largo plazo. En ambos casos son limites de variación normal, no están relacionados con especificaciones ni metas.
• El análisis de los datos no requiere desarrollar punto a punto como el aquí realizado, con solo desarrollar el gráfico XmR es suficiente para identificar el comportamiento de las ventas.
• En lo personal recomendamos la utilización de los gráficos XmR por brindar un mejor aporte a la toma de decisiones.

Establecer medidas preventivas: Una vez identificadas y corregidas las causas comunes de variación, es importante establecer medidas preventivas para evitar que vuelvan a ocurrir en el futuro. Esto puede incluir la implementación de controles de calidad, la monitorización constante del proceso y la formación continua de los empleados.

Comunicar y compartir los resultados: Por último, es fundamental comunicar los resultados del análisis de las variaciones y las acciones tomadas a todo el equipo y a los responsables de la toma de decisiones. Compartir aprendizajes y buenas prácticas con el resto de la organización ayudará a prevenir futuras desviaciones y a mejorar la calidad del producto o servicio.

Conclusión general de amnos casos: Después de analizar los datos de ventas de la empresa Depósito de Materiales, se puede observar una tendencia creciente en las ventas mes a mes a lo largo del año 2021. Sin embargo, al comenzar el año 2022, se puede observar que las ventas se empiezan a estabilizar y se ubican en los límites reales de variación, independientemente del método utilizado para calcularlos.

En función de los datos observados en el año 2022, se pueden obtener valores más precisos y ajustados a la realidad actual de la empresa. Esto permitiría una mejor planificación y toma de decisiones en cuanto a estrategias de ventas se refiere.

Resulta interesante destacar que, al recalcular los límites en ambos casos, se puede observar una reducción de los rangos de variación. Esto demuestra la importancia de eliminar las causas especiales para obtener una mayor precisión en los límites de variación y la importancia de utilizar los rangos móviles en lugar de la desviación estándar al ser más estrictos en su cálculo.

Es importante tener en cuenta que la estabilización de las ventas en el primer caso puede ser un indicativo de una situación de mercado más estable y madura, en la que la empresa deberá competir con mayor eficiencia y creatividad para mantener y aumentar su cuota de mercado.

El análisis de las tendencias de ventas y de otros indicadores estratégicos es fundamental para la toma de decisiones estratégicas en cualquier empresa. Es importante estar al tanto de los cambios en el mercado y ajustar constantemente las estrategias para maximizar el potencial de crecimiento.

Es muy importante contar con sus comentarios directamente en el artículo o bien puede enviarlos a isoscorecard@gmail.com

Artículo original del autor con revisión gramática y ortográfica de la IA (Chatgpt-4 Nova)