¿Cuáles son las mejores prácticas gerenciales?

¿Cuáles son las mejores prácticas gerenciales?

Releyendo el libro “La nueva economía, para la industria, el gobierno y la educación”, de William E Deming, aunque fue escrito en 1993, se mantienen muchas de sus recomendaciones, principalmente cuando hacemos un plan estratégico utilizando la metodología del Balanced Scorecard (BSC). Particularmente destacamos el capítulo titulado: “Las grandes pérdidas”, una serie de prácticas recomendadas en contraposición con la práctica actual.

Hoy se continúa hablando de la reducción de desperdicios y las pérdidas que impactan tanto en el costo para las empresas como para la sociedad en general. El estilo actual de gestión es el mayor generador de desperdicio, causando enormes pérdidas en magnitudes que no pueden evaluarse, no pueden medirse. Son estas pérdidas las que hay que gestionar y un Plan Estratégico puede ayudar mucho a lograrlo.

Es necesario identificar las fuentes más importantes de desperdicio y proponer iniciativas para una mejor práctica, no se puede seguir creyendo que la cura para evitar la repetición de un error es más auditorías, mayor inspección[1].

La recomendación principal se concentra en entender que «la empresa es un sistema» y como tal debe administrarse y no fraccionarla en partes y ponerlas a pelear entre ellas.

Para solucionar éstos problemas, el Dr. Deming recomienda una serie de prácticas que hoy día siguen siendo necesarias de aplicar dentro de las las cuales están las siguientes:

1. La primera práctica es conocer de la teoría de la administración, no solo se requiere tener habilidades y los centros de enseñanza pueden contribuir mucho en evitar este problema. Es necesario adoptar y dar a conocer a todo el personal sobre la constancia de propósito de mejorar productos y servicios, hacer una planificación a largo plazo. Es necesario responder a la pregunta ¿Dónde queremos estar en cinco años? (Visión) pero agrega, ¿por qué método? Sigue siendo importante desterrar el pensamiento de corto plazo, los resultados inmediatos, mantener los dividendos y que el mes, el trimestre o el año se vea bien. Desarrollar iniciativas para cada objetivo que contribuyan realmente a la optimización general del sistema, no solo de las partes.
2. Abolir el ranquin de personas (Evaluación del Desempeño), en su lugar gestionar toda la empresa como un sistema, en busca de su optimización. Cuando alguien es nominado como el empleado del mes, el resto de sus compañeros se sienten frustrados. Igual cuando esa evaluación se utiliza para dar aumentos salariales.
3. Abolir el sistema de méritos y recompensas, y gestionar toda la empresa como un sistema. Si la empresa mejora, todos debemos salir beneficiados Para ellos se requiere estudiar la capacidad del sistema y gestionar las personas que interactúan dentro del sistema.
4. Dejar de pagar incentivos con base al desempeño, hay que dar a todos la oportunidad de sentirse valiosos por su trabajo.
5. Administrar la empresa como un sistema que incluya su futuro, fomentar la comunicación, fomentar el dialogo informal entre las personas y los distintos componentes del sistema, indiferentemente del nivel o posición, romper las barreras entre áreas. Fortalecer el alineamiento estratégico y alentar el aprendizaje.
6. En lugar de la Administración por Objetivos, estudie la teoría de sistemas. Administre los componentes para optimizar el propósito del sistema.

Mapa de procesos. Enfoque Sistemico

• En lugar de establecer metas numéricas, trabaje en un método para mejorar el proceso. Pero ¿por qué método? Buenas iniciativas pueden contribuir a mejorar el sistema, pero todo debe estar relacionado, no se pueden establecer objetivos para unas áreas sin considerar el impacto hacia adelante y hacia atrás de sus clientes y proveedores internos. El mapa de procesos es una buena ayuda junto con el alineamiento estratégico. Cuando tenga que fijar metas vea la empresa como un todo y analice por qué método van a lograrlo. Es necesario conocer la capacidad de cada sistema y como se encuentra afectado.
• Elimine la Administración por resultados que busca tomar acción inmediata sobre cualquier falla, defecto, queja, demora, accidente o paro. Acción por el ultimo resultado visto. Es mejor entender y mejorar el proceso que produce las fallas, defectos, etc. Entender la diferencia entre causas comunes y causas especiales de variación y así entender el tipo de acción que se debe realizar. Piense en resultados en el largo plazo y como éstos impactan en la satisfacción del cliente. Los resultados individuales de las áreas no mejoran nada, la empresa como un todo es la que debe mejorar e impactar en la satisfacción de los clientes.

• En lugar de comprar los materiales y servicios a la oferta más baja, estime el costo total de utilizar los materiales y servicios. El costo de compra más el costo de los problemas futuros en su uso, sus efectos en la calidad del producto final y su impacto en el cliente. Compras, logística, producción, mantenimiento, servicio al cliente, todos serán impactados con una mala decisión de compra.
• En lugar de delegar la calidad a alguien o a un grupo, recuerde que la responsabilidad por la calidad descansa en la alta dirección. No crea que con tener un Sistema de Gestión de Calidad certificado es suficiente. No se trata tan solo de asistir a la Revisión por la Gerencia, la responsabilidad del sistema total es de la alta gerencia. Todavía escuchamos comentarios que al gerente no le interesa el SGC, significa que no le interesa la calidad, no le interesan los clientes, solo los resultados del mes o trimestre para presentar a la Junta Directiva.

---

[1] The New Economics Página 22, by W. Edwards Deming, 1993