¿Qué es una consultoría virtual?

Consultoría Virtual en Planificación Estratégica Basada en Balanced Scorecard

Muchas organizaciones se encuentran ante la necesidad de obtener asesoría, en el desarrollo de su Plan Estratégico, pero no pueden pasar por todo el proceso de solicitar una consultoría presencial, o pagar para mantener un asesor a tiempo completo, o simplemente no tienen el tiempo necesario para capacitarse en un tema puntual, pues requieren de soluciones urgentes.

Problemas frecuentes:

• Poca disponibilidad de tiempo para reuniones del personal involucrado en la Planificación Estratégica;
• Imposibilidad de cumplir programas de trabajo debido a las actividades cotidianas que demandan su atención;
• Poco aprovechamiento del trabajo de los consultores, debido a los traslados y esperas improductivas;
• Los costos de viáticos, por cuestiones que podrían ser resueltas “en un par de horas”;
• La intermitencia en el servicio de apoyo de los consultores, en particular por la limitación de recursos.

​¿Qué es la Consultoría Virtual?

La Consultoría Virtual es una forma de suministrar un servicio profesional basado en el uso de medios de informáticos y de Internet. La comunicación entre los consultores y el personal de la empresa se realiza por este medio.

La consultoría virtual cumple dos propósitos:

• Poner a disposición la orientación y experiencia en Planificación Estratégica y Balanced Scorecard, mediante la transferencia de conocimientos;
• Reducir el tiempo y los costos de implementación.

El uso de recursos informáticos posibilita un fuerte apoyo del consultor, reduciendo la necesidad de presencia física del consultor en la empresa.

La aplicación de herramientas informáticas permite seguir dando soporte a la empresa a muy bajo costo, incluso posterior a la conclusión de su Plan Estratégico colaborando en ejecución de la estrategia y la evaluación de los resultados obtenidos.

En el esquema de consultoría virtual se optimiza tanto del tiempo del consultor como del personal de la empresa, logrando un aprovechamiento óptimo de los tiempos que emplean todos los actores del proceso.

Esta modalidad busca resolver los problemas típicos de las Organizaciones que empiezan a desarrollar su Planificación Estratégica, pero también para aquellas Organizaciones, que, ya tienen un Plan Estratégico, pero desean mejorarlo utilizando los nuevos conceptos del Balanced Scorecard:​

¿Qué medios se utilizan?

Los recursos a utilizar son los que están disponibles través de Internet, lo que no implica inversión para la empresa. ​

1.   Skype/Facetime/Hangout, Whats App: Estas herramientas facilita el contacto utilizando su propia computadora. El uso de cámaras Web permite que las llamadas sean personalizadas (videollamada) y compartir pantallas para facilitar el aprendizaje. Los sistemas posibilitan el uso reuniones virtuales. ​

2.   Correo electrónico: El uso del correo es fundamental para preguntas fuera de las sesiones virtuales o el envío de documentos.

¿Cómo funciona un proyecto de Consultoría Virtual?

Un consultor con amplia experiencia en el campo de la capacitación y consultoría/asesoría facilita el desarrollo de las actividades típicas de un Plan Estratégico junto con el Balanced Scorecard.

Actividades:

• La primera actividad consiste en completar el formato para un Auto-Diagnostico, que deberá ser respondido y reenviado para su procesamiento.
• Posterior al Autodiagnóstico se programarán las actividades que se irán desarrollando con el apoyo y soporte virtual.
• Cada actividad tendrá un soporte teórico para que las personas involucradas participen en el desarrollo de los distintos elementos, con la ayuda y soporte del consultor.
• El consultor revisa lo desarrollado, hace las recomendaciones necesarias y luego de un mutuo acuerdo se pasa a la siguiente actividad.

Es conveniente que exista en la empresa una persona que esté al frente del Plan Estratégico y sea el contacto oficial entre la empresa y el consultor.

Capacitación Virtual:

Se realizan capacitaciones relacionadas con los temas que se irán desarrollando, para de inmediato proceder al desarrollo de la actividad. Se envían las lecturas necesarias para reforzar el proceso de aprendizaje.

¿Qué recursos necesita una empresa para participar en un proyecto de Consultoría Virtual?​

• Una computadora.
• Parlantes y micrófono (incluidos en toda computadora).
• Conexión a Internet.
• Tendrá acceso a formatos y herramientas para el análisis,
• Desarrollo del formato de seguimiento del Balanced Scorecard.

¿Cuáles son los efectos de la Consultoría Virtual?

• Reducción substancial de costos. Al minimizar la cantidad de viajes, estadías, tiempos perdidos, etc., se aprovecha íntegramente el tiempo de los consultores y del personal de la empresa. Ello permite operar a costos mucho menores que los típicos de la consultoría convencional.
• Máximo aprovechamiento del tiempo de los ejecutivos de la empresa. Al no tener que ajustar a programas de reuniones condicionados por los tiempos de permanencia de los consultores pueden administrar más libremente su tiempo de participación en el proyecto.
• Flexibilidad de programación y atención cuando se necesita.
• Posibilidad de extender más ampliamente los efectos del proceso dentro de la organización.
• Reducir presiones sobre las personas que participan en la implantación.
• Seguimiento estrecho de las actividades, compartido entre la empresa y los consultores. El proyecto está activo todo el tiempo, y no solamente cuando los consultores llegan a la empresa.
• Generación de acciones para la mejora continua.
• Mayor seguridad de las acciones tomadas.

El objetivo fundamental es mejorar la Gestión Estratégica y Operacional de la Empresa, mediante la implementación de un Plan Estratégico basado en el Balanced Scorecard, para potenciar el trabajo por objetivos y compromisos con resultados verificables y medibles.

Conclusión:

Desarrollar el proceso de Planificación Estratégico con un consultor de amplia experiencia redunda en grandes beneficios para las empresas que adquieran esta modalidad de consultoría.

Dentro los principales beneficios se tienen los siguientes:                                                                                         

• Conducir una organización hacia resultados financieros y no financieros.
• Determinar los procesos críticos del negocio sobre los que se debe actuar para producir los cambios más significativos.
• Establecer los perfiles del personal clave y los mecanismos de apoyo para elevar sus competencias
• La fuerza de trabajo estará vinculada y conocerá su papel en la estrategia.

Resultados

• Declaraciones de Visión y Misión de la empresa validadas.
• Identificación de la Estrategia de posicionamiento y propuesta de valor.
• Análisis del entorno y al interno de la empresa.
• Definición del Mapa Estratégico de la empresa con las relaciones causa efecto entre las distintas perspectivas.
• Matriz de objetivos la cual incluye: Objetivos, Indicadores, Metas e iniciativas.
• Planes de acción plazos, presupuesto y responsables.
• Alineamiento estratégico mediante la identificación de Objetivos e indicadores operativos en los procesos críticos necesarios para lograr impacto en la organización.

Duración:

Este proceso pueda tardar de 6 semanas a 3 meses dependiendo del compromiso de la organización.

Consultores:

btf

Si desea más información puede solicitarla a quesadagil@gmail.com o gquesada01@yahoo.com